A gestão de pessoas é complexa, já que possui diversos aspectos. Dentro de uma organização ela compreende facetas diferentes. Uma delas, e da qual trataremos nesse post, é a gestão de reembolso. Iremos, ou ao menos tentaremos, explicar no que ela consiste, as suas vantagens empresariais quando bem desenvolvida e implementada e alguns erros cometidos em sua execução que podem prejudicar o bom andamento das operações e comprometer o setor comercial e/ou financeiro. Se conquista a segurança da gestão de reembolsos quando há um planejamento estratégico prévio a sua necessidade. São vários aspectos a serem considerados na hora de receber, validar e realizar pagamentos de todos os gastos corporativos dos colaboradores. E é justamente disso que pretendemos tratar.
A segurança da gestão de reembolsos e suas vantagens para as empresas
- Garante sustentabilidade financeira: despesas devem ser ressarcidas aos colaboradores e isso só se dá através do controle de reembolsáveis. Isso proporciona um melhor gerenciamento de recursos, o que minimiza os riscos de desperdícios;
- Colabora para planejar efetivamente o crescimento do negócio, o que engloba investimento em novas soluções de mercado ou desenvolvimento de produtos diferenciados. Ou seja, é parte integrante de um plano de expansão a curto, médio e longo prazo;
- Minimiza gastos através da sustentabilidade financeira. Dessa forma, criam-se políticas mais efetivas e transparentes de gestão, onde as despesas consideradas fora das regras e orçamento pré-estabelecidos, são facilmente identificadas;
- Diminui fraudes. Assim, gastos das equipes que contém algum tipo de informação errada: valores, despesas, relatórios, são percebidos rapidamente. É interessante pensar, nesse sentido, que também se confira como fraude quando há o envio intencional, por parte do colaborador, de relatórios com gastos duplicados e despesas pessoais feitas durante as viagens a trabalho;
- Instiga a governança corporativa, que é a tendência do futuro: onde procedimentos e regulamentações são implementadas para nortear as decisões dos diretores. E isso só pode ser feito através de uma gestão transparente e monitoramento contínuo.
Como demonstramos, há diversos benefícios para as organizações que aderem a gestão de reembolsos. Trás segurança e estabilidade para as finanças, além de colaborar para a transparência e responsabilidade pelos gastos de todos em situações específicas. Porém, esse tipo de gestão precisa ser bem estruturada e aplicada, do contrário não funcionará de acordo. Agora discorreremos um pouco sobre erros que podem afetar de forma negativa a gestão de reembolso:
Evite esses equívocos
Talvez o erro mais comum, e um dos mais graves que uma empresa pode cometer ao lidar com a gestão de reembolsos é não elaborar uma política de gastos. É nesse documento que, normalmente, delimitam-se as regras para despesas com deslocamentos corporativos. Sem esse conjunto de delimitações, as organizações podem sofrer diversos contratempos graças a valores sobressalentes, ou obscuridade de comprovantes e relatórios. Isso porque, os colaboradores acabam tomando decisões por si próprios sem guidelines específicas. Além disso, a falta de padronização faz com que os memorandos sejam preenchidos de formas diferentes pelos que fazem a prestação de contas, o que abre espaço para erros e esbanjamentos. É importante que haja um monitoramento efetivo na hora de imputar as informações.
Outros falhas comuns são não justificar despesas (quando os gastos ultrapassam os limites pré-estabelecidos e não são justificados no relatório de despesas de maneira apropriada), e não estabelecer prazos (estes devem ser definidos previamente as viagens empresariais e acompanhados pelos gestores das equipes. As despesas configuradas fora dessas datas, precisam ser bem avaliadas, e os colaboradores, avisados). Alguns gestores não exigem comprovantes de despesas dos seus times, o que é no mínimo contraproducente. De que outra forma pode-se controlar o que cada colaborador gasta durante as viagens, por exemplo? Isso abre precedentes para fraudes.
Algumas parametrizações para garantir a segurança da gestão de reembolsos
Dentro dessa política de gastos e reembolsos, algumas parametrizações são necessárias para garantir a sua boa execução. Dentre elas destacamos:
- Delimitar os tipos de gastos reembolsáveis. Esses podem incluir a quilometragem, o combustível, pedágios, passagens rodoviárias ou aéreas, alimentação, acomodação e uso de Internet e celular;
- Apresentar notas fiscais e recibos como comprovantes de gastos;
- Criar uma “caixinha” destinada aos gastos dos colaboradores que serão reembolsados;
- Ajustar prazos para o envio de relatórios;
- Definir o pessoal indicado para receber, validar e enviar as informações e os comprovantes de pagamento;
- Estipular um limite de tempo para que os colaboradores sejam reembolsados mediante envio de comprovantes legíveis;
- Ajustar medidas preventivas para minimizar riscos e identificar vulnerabilidades e violações.
Concluindo
Em resumo, como explicitamos, a segurança da gestão de reembolsos se dá através de diversos fatores. Ela é fundamental para a saúde de uma organização, onde os gastos são editados de forma correta a fim de fomentar a clareza e a transparência entre gestores e colaboradores. Nesse sentido, indicamos investir em tecnologias apropriadas. Procurar ferramentas potentes com o propósito de atender as necessidades da empresa de forma positiva. Igualmente, elas devem ser intuitivas, responsivas e de fácil utilização, tanto para os colaboradores, quanto para os gestores.
Similarmente, o ideal é que tais ferramentas possuam funcionalidades apropriadas para a otimização completa da gestão de reembolso de despesas, viagens corporativas e demais gastos pertinentes a essa política. Como parte integral da nossa plataforma, a Tutto oferece o #TuttoWallet, com a finalidade de garantir aos colaboradores o controle e acompanhamento das solicitações de benefícios reembolsáveis, limites e saldos atualizados. Entre em contato com a gente se quiser saber mais a respeito ou solicitar uma demonstração de como o processo funciona. Aproveite e compartilhe esse post em suas redes sociais, assim mais pessoas se inteirarão da importância da gestão de reembolsos para a cultura empresarial. Gestores aprenderão a supervisionar os orçamentos sem desestimular seus subordinados.